Optimalisasi Penyelesaian Dokumen Calon Jemaah Haji dengan Sistem E-Visa di Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Barat

28 Mei 2021
610x Dilihat
Produk Pelatihan

Optimalisasi Penyelesaian Dokumen Calon Jemaah Haji dengan Sistem E-Visa di Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Barat

Proyek perubahan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan I berjudul “Optimalisasi Penyelesaian Dokumen Calon Jemaah Haji dengan Sistem E-Visa di Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Barat”, yang ditulis oleh Hidayat Ds, NIP. 197602102007101001, jabatan Kepala Seksi Pendaftaran dan Dokumen Haji.

Masalah pokok dalam Proyek perubahan ini adalah bagaimana memangkas alur pengantaran dokumen calon jemaah haji tahun berjalan yang begitu panjang dan rumit ke Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kementerian Agama RI, di Jakarta.

Pemilihan isu strategis dan gagasan perubahan, dengan menggunakan alat analisis Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Kelayakan (APKL).

Rangkaian analisis penelitian ini menyimpulkan: Pertama, adapun tujuan yang akan dicapai dalam rancangan aksi perubahan tentang optimalisasi penyelesaian dokumen calon jemaah haji dengan sistem E-Visa di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Barat, agar tersedianya digitalisasi dokumen haji melalui MRTD (Machine Readable Travel Document), sehingga dapat memangkas alur pengantaran dokumen yang sangat panjang dan rumit bagi calon jemaah haji berangkat tahun berjalan, sehingga Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Barat dapat menghemat biaya, waktu serta tenaga. Kedua, Total biaya sebanyak Rp. 185.948.000 (biaya pengantaran paspor calon Jemaah haji yang akan berangkat haji) secara otomatis akan terpangkas dengan adanya optimalisasi penyelesaian dokumen calon jemaah haji dengan sistem E-Visa di Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Barat, dengan cara digitalisasi dokumen calon haji melalui MRTD (Machine Readable Travel Document). Sehingga waktu secara otomatis (efek domino) akan terpangkas selama tujuh puluh dua (72) hari, waktu pengantaran dan penjeputan paspor jemaah haji.

Adapun alur yang ditempuh, pihak Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Barat hanya melakukan Input data jemaah melalui MRTD (Machine Readable Travel Document) disertai pengelompokan data jemaah, sehingga Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Barat hanya mengirim soft copy paspor, lembar pelunasan, vaksin meningitis kepada Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri Kementerian Agama RI cq. Subdit Dokumen dan Perlengkapan Haji Reguler.

Manfaat dari aksi perubahan ini: Pertama Reformasi birokrasi, dengan adanya digitalisasi penyelesaian dokumen calon jemaah haji dengan alat MRTD (Machine Readable Travel Document) pada Kantor Wilayah Kemeterian Agama Provinsi Sumatera Barat, dapat menghemat biaya, tenaga dan waktu. Kedua Perbaikan kinerja, dengan adanya alat scan MRTD, untuk scaning data calon jemaah haji penyelesaian dokumen jemaah haji dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien, sehingga untuk mendapatkan visa sangat terukur. Ketiga Kualitas pelayanan publik, Mempermudah pihak Bidang PHU dalam mendapatkan data dan informasi jemaah haji yang telah mendapatkan visa haji.

Manfaat bagi organisasi pada aksi perubahan ini: a. Menghemat Anggaran Negara, b. Memangkas waktu dan tenaga dalam penerbitan visa jemaah haji. c. Meningkatnya kualitas pelayanan yang efektif dan efisien. d. Menaikkan Indek Kepuasan Jemaah Haji Indonesia (IKJHI).

Adapun Manfaat bagi Masyarakat: a. Memberikan kenyamanan kepada calon jemaah haji dengan layanan pasti, cepat dan terukur (good service). b. Masyarakat mendapatkan akses langsung informasi tentang visa calon jemaah haji tanpa harus bergantung dengan informasi Direktorat Kementerian Haji Dalam Negeri cq. Kasubdit Dokumen dan perlengkapan Haji reguler di Jakarta.

Digitalisasi dokumen calon haji melalui MRTD dapat terlaksana dengan baik, hal ini dapat dibuktikan dengan jumlah kuota haji pada Provinsi Sumatera Barat tahun 1441H/2020M sebanyak 4613 (empat ribu enam ratus tiga belas) telah terlaksana :

Digitalisasi dokumen paspor telah dilakukan scaning, terinput ke dalam aplikasi Sistem Komputerisasi Haji Terpadu (Siskohat) dan sudah terbaca di dalam e visa adalalah sebanyak 4038 (empat ribu tiga delapan).
Jumlah setoran lunas calon jemaah haji 1440H/2020M telah telah dilakukan scaning, terinput ke dalam aplikasi Sistem Komputerisasi Haji Terpadu (Siskohat) dan sudah terbaca di dalam e visa sebanyak 3368 (tiga ribu tiga ratus enam delapan),
sementara foto calon jemaah haji terinput ke dalam aplikasi Sistem Komputerisasi Haji Terpadu (Siskohat) dan sudah terbaca di dalam e visa sebanyak 3935 (tiga ribu sembilan ratus tiga lima).

Penulis:

Editor:

Sumber:

Menu