Efektifitas Pelayanan Kartu Hasil Studi Online Pada Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Bengkalis

28 Mei 2021
534x Dilihat
Produk Pelatihan

Efektifitas Pelayanan Kartu Hasil Studi Online Pada Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Bengkalis

Sesuai dengan judul Aksi Perubahan pada kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) yang disebut di atas, bahwa pada saat ini pelayanan Kartu Hasil Studi (KHS) pada STAIN Bengkalis telah dilakukan secara online dengan mengoptimalkan Aplikasi e-Campus yang bertujuan agar pelayanan terhadap mahasiswa menjadi lebih efektif. Jika pada jangka pendek aksi perubahan, yakni selama masa Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) pelayanan KHS baru bisa diimplementasikan dan diintensifkan untuk Semester Genap Tahun Akademik 2019/2020 saja, namun mulai semester berikutnya yakni Semester Gasal Tahun Akademik 2020/2021 ini pelayanan KHS online diberikan tidak lagi hanya pada Mahasiswa Angkatan 2019 saja, namun untuk mahasiswa seluruh angkatan yang ada, termasuk pelayanan Kartu Rencana Studi (KRS) pun telah dilakukan secara online.

Implementasi aksi perubahan tersebut di atas sekaligus menjawab tantangan yang dihadapi (problem solving) terhadap pelayanan akademik dan kemahasiswaan dalam kondisi pandemi COVID-19 yang pada saat ini masih berlangsung, dimana pada kondisi pandemi ini kita melakukan pembatasan sosial (social/physical distancing) untuk mencegah meluasnya penyebaran COVID-19. Dengan adanya pelayanan KHS dan KRS secara online tentunya mengurangi berkumpulnya mahasiswa dalam pemberian pelayanan, sehingga pelayanan menjadi efektif dan efisien sekaligus dapat ikut membantu program pemerintah dalam hal pencegahan penyebaran virus korona, disamping melaksanakan protokol kesehatan yang dianjurkan.

Dengan adanya aksi perubahan itu pula menjadi titik awal bagi project leader bersama tim efektif yang dibentuk untuk terus mengoptimalkan keberadaan e-Campus. Hal tersebut telah dibuktikan dengan penerapan fitur-fitur lainnya yang ada di e-Campus terutama untuk memudahkan pelaksanaan Pembelajaran Jarak Jauh (PJJ) selama pandemi COVID-19 sebagaimana yang diamanatkan oleh pemerintah. Selama pembelajaran dengan sistem PJJ ini STAIN Bengkalis telah menerapkan sistem pembelajaran virtual melalui fitur e-Learning yang tersedia pada aplikasi e-Campus, dimana dosen pemangku mata kuliah langsung mengupload materi kuliah di e-Campus dan mahasiswa langsung mengakses materi kuliah tersebut dengan mengakses melalui akun masing-masing pula. Sosialisasi sistem online mulai dari KHS, KRS dan e-Learning kami lakukan indirect tanpa tatap muka langsung dalam masa pandemi hanya melalui pengumuman di website dan WhatsApp Group (WAG) dengan melampirkan tahapan-tahapan dan prosedur penggunaannya baik secara manual maupun berbentuk video. Dengan sosialisasi sederhana tersebut, alhamdulillah semua dapat terlaksana meski tidak dinafikan adanya kendala-kendala kecil yang dihadapi, namun semuanya dapat diatasi secara perlahan-lahan. Hal tersebut karena kami memiliki komitmen yang sama, yakni ingin terus meningkatkan pelayanan khususnya kepada mahasiswa sebagai peserta didik.

Peningkatan optimalisasi e-Campus tersebut berimplikasi pula terhadap penilaian akreditasi melalui Asesmen Lapangan (AL) secara online beberapa Program Studi pada STAIN Bengkalis di Bulan Nopember dan Desember 2020 ini terkait dengan sistem informasi yang digunakan dalam pelayanan dan pembelajaran di Program Studi. Pada saat pengisian borang akreditasi yakni sekitar awal Tahun 2019 semua pelayanan masih dilakukan secara manual, khususnya KHS masih dilakukan melalui program MS Excel. Pada saat Asesmen Lapangan dilakukan kemarin, semua borang akreditasi yang terkait dengan sistem informasi pelayanan mahasiswa dan pembelajaran telah bertransformasi menjadi pelayanan secara online. Hal ini tentu saja memberikan kontribusi terhadap penambahan penilaian akreditasi itu sendiri.

Akhirnya di sini, saya sebagai peserta PKP dan sebagai project leader aksi perubahan merasa beruntung dan berterima kasih kepada seluruh widyaiswara dan panitia, karena kegiatan aksi perubahan yang wajib dilakukan ini dapat menjadi kran pembuka wawasan untuk pengembangan dan peningkatan pelayanan pada Sub Bagian Akademik dan Kemahasiswaan khususnya dan STAIN Bengkalis pada umumnya. Dan semua itu tidak terlepas dari support pimpinan tentunya. Pada Tahun Anggaran 2021 telah diusulkan kegiatan Bimtek optimalisasi e-Campus untuk meningkatkan SDM stakeholder/pengguna. Semoga saya dapat terus berkontribusi dalam peningkatan kualitas pelayanan pada STAIN Bengkalis. Demikian ringkasan eksekutif aksi perubahan ini saya sampaikan, terima kasih.

Penulis:

Editor:

Sumber:

Menu